博奧智能檔案管理系統(tǒng)采用B/S模式，以“用”為中心，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的智能化、信息化和自動化。系統(tǒng)主要由三部分組成：
1、檔案數(shù)據(jù)信息中心：提供檔案信息存儲服務(wù)；
2、綜合管理系統(tǒng)：提供對所有檔案進行統(tǒng)一的綜合管理，提供基于網(wǎng)絡(luò)的共享服務(wù)；
3、業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)：為各種應(yīng)用提供基于業(yè)務(wù)流程的集成平臺。用戶可以利用這些平臺和接口，在這個平臺上實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的自動化處理和管理。
檔案數(shù)據(jù)信息中心
檔案數(shù)據(jù)信息中心由以下主要功能組成：
1、檔案數(shù)據(jù)的存儲：提供對各類檔案信息的數(shù)據(jù)存儲服務(wù)，包括文件夾、照片、光盤、錄像帶、錄音帶等。
2、檔案資源的檢索：提供對檔案信息的檢索功能，包括全文檢索、目錄檢索等。
3、檔案信息的管理：提供對檔案信息的統(tǒng)計和管理功能，包括用戶管理、機構(gòu)管理和項目管理等。
4、業(yè)務(wù)流程的管理：提供對各種業(yè)務(wù)流程的控制功能，包括流程設(shè)置和流程跟蹤等。
綜合管理系統(tǒng)
綜合管理系統(tǒng)提供對所有檔案進行統(tǒng)一的綜合管理，提供基于網(wǎng)絡(luò)的共享服務(wù)。在該系統(tǒng)中，用戶可以利用檔案數(shù)據(jù)信息中心的檔案信息，完成對所有檔案的管理工作；也可以通過本系統(tǒng)自己的用戶界面，實現(xiàn)對本單位的業(yè)務(wù)流程自動化管理，提升工作效率。
綜合管理系統(tǒng)為用戶提供了三個主要功能模塊：檔案接收管理、檔案利用服務(wù)。
對于接收不規(guī)范的檔案，系統(tǒng)可以自動提示用戶進行修改和重新歸檔；對于檔案流轉(zhuǎn)過程中遇到問題，系統(tǒng)可以提供自動定位，幫助用戶準(zhǔn)確地找到問題所在并加以解決；對不需要歸檔的文件，可以提供在線和離線兩種方式進行利用。
業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)
通過業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，用戶可以快速構(gòu)建各類檔案的業(yè)務(wù)流程，并可以將其與綜合管理系統(tǒng)和其他應(yīng)用系統(tǒng)進行集成。通過業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，用戶可以將所需要的業(yè)務(wù)流程定義、運行、監(jiān)控、維護等功能進行自動化處理和管理。
電子文件歸檔和電子檔案管理
在系統(tǒng)中可以實現(xiàn)對電子文件歸檔的管理，可以將電子文件按照檔案法規(guī)、制度的要求進行歸檔，形成電子檔案，并提供可供用戶查詢、復(fù)制和打印的服務(wù)。
系統(tǒng)通過對檔案業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，實現(xiàn)對電子文件和電子檔案進行歸檔的過程控制，同時提供基于網(wǎng)絡(luò)的共享服務(wù)。
系統(tǒng)提供了一套完整的電子文件歸檔管理流程，并有一個完善的元數(shù)據(jù)方案，可以實現(xiàn)對電子文件和電子檔案進行統(tǒng)一歸檔管理。
在系統(tǒng)中可以方便地進行不同類別和類型電子文件及相關(guān)業(yè)務(wù)流程的管理。系統(tǒng)中還提供了電子文件歸檔與電子檔案管理子系統(tǒng)。可以根據(jù)用戶需要，通過網(wǎng)絡(luò)進行共享服務(wù)。
系統(tǒng)應(yīng)用效果
通過博奧智能檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案的統(tǒng)一集中管理，各部門在利用過程中可以方便快捷地找到需要的資料，也便于各個部門之間的協(xié)調(diào)溝通。同時，通過系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，可以對檔案進行科學(xué)合理的利用和管理。減少了檔案重復(fù)收集、重復(fù)整理、歸檔等工作，提高了工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
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能模塊 |
子模塊 |
模塊說明 |
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權(quán)限管理 |
權(quán)限設(shè)置 |
權(quán)限劃分可以根據(jù)公司的層級組織架構(gòu)定制 |
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根據(jù)模塊設(shè)置權(quán)限 |
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權(quán)限級別 |
系統(tǒng)管理員 |
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人員管理 |
查看人員信息 |
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管理員查看所有借取、歸還記錄信息 |
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支持增刪改編查 |
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登陸首頁 |
公告欄 |
跑馬燈顯示最近3個公告 |
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樹形結(jié)構(gòu) |
左側(cè)為樹形結(jié)構(gòu) 右側(cè)為顯示頁面 |
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個人中心 |
個人消息 |
非聊天類。只顯示系統(tǒng)反饋如下消息：回帖提示、上傳成功、上傳失敗、積分提示 |
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文檔管理 |
上傳文檔 |
上傳新文檔 |
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上傳文檔審核 |
具備審核權(quán)限人員可顯示需審核所有文檔列表，采用二級審核機制即：上傳人-區(qū)域?qū)徍巳?/span>-總部審核人 |
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文檔信息瀏覽 |
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文檔信息下載 |
可下載至本地 |
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文檔更改 |
權(quán)限類 |
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文檔收藏 |
點擊收藏可在線收藏該文檔 |
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文檔刪除 |
權(quán)限類 |
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問答區(qū)域 |
發(fā)帖 |
員工可在問答區(qū)發(fā)相關(guān)技術(shù)貼-實名制 |
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回復(fù) |
員工可在問答區(qū)回復(fù)別人發(fā)帖-實名制 |
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積分 |
上傳積分 |
成功上傳文檔后給員工記錄上傳積分 |
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回復(fù)積分 |
回復(fù)發(fā)帖人并獲得最佳答案可記錄回復(fù)積分 |
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文檔檢索 |
結(jié)構(gòu)檢索 |
樹形結(jié)構(gòu)篩選 |
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文檔名檢索 |
通過模糊文檔名稱檢索 |
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全文內(nèi)容檢索 |
通過文檔內(nèi)容進行檢索 |
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組合檢索 |
通過多種模式檢索 |
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系統(tǒng)管理 |
權(quán)限設(shè)置 |
1.ADMIN管理員-所有權(quán)限.包括：上傳、刪除、更改、權(quán)限設(shè)置、審批、公告、報表等所有權(quán)限 |
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2.區(qū)域管理員-具備文檔上傳審核權(quán)限 |
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3員工-具備瀏覽和上傳、下載、發(fā)帖、回復(fù)權(quán)限 |
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報表 |
數(shù)據(jù)收集 |
自定義時間段查詢所有上傳、下載、瀏覽、審核、文檔數(shù)量等信息 |
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安全機制 |
瀏覽機制 |
文檔默認(rèn)為線上瀏覽 |
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下載機制 |
每天最多只能下載20個文檔 |
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預(yù)警機制 |
員工5天內(nèi)下載文檔超過規(guī)定閥值發(fā)送系統(tǒng)消息提醒區(qū)域管理員 |
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文檔版本管理 |
華為類文檔 |
一類版本號 |
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自有類文檔 |
二類版本號 |
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其他類文檔 |
三類版本號 |
